สรุปนวัตกรรมด้านบริหารการศึกษา (E - Office สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์)

 E - Office สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

       E-Office หรือสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ในบางครั้งก็ใช้คำว่า Office Automation หรือสำนักงานอัตโนมัติ คือ การนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ร่วมกับระบบเครือข่ายเทคนโลยีสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการในสำนักงานหรือองค์กร โดยมุ่งเน้นการบริหารจัดการเอกสารเข้า-ออก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสาร แก้ไขเอกสาร และการใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย โดยอำนวยความสะดวกในเรื่องการลดขั้นตอน ลดระยะเวลา ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ และอำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการ การรับ-ส่งข้อมูลข่าวสาร มีการจัดเก็บเอกสารในลักษณะไฟล์ดีจิทัลอย่างเป็นระบบ มีความสะดวกรวดเร็ว และสามารถข้าถึงและค้นหาข้อมูลได้ง่าย แม้ว่าผู้ปฏิบัติงานจะไม่อยู่ในสำนักงานก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้

       หลักการทำงานของ E-Office คือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ โดยสร้าง >> ส่ง >> และลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ไม่ต้องพิมพ์กระดาษออกมาแล้วเสนอลงนาม ตามวิธีการทำงานแบบเดิมซึ่งเป็นปัญหาาอุปสรรคอย่างมาก ที่สำคัญเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณและทรัพยากรมากมาย เนื่องจากการพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ 1 แผ่น มีค่าใช้จ่ายหลายอย่างเช่น หมึก เครื่องพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บ ในความทันสมัยและการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว

 แนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรหรือหน่วยงานได้ทันที

• การบริหารจัดการรูปแบบการรับ-ส่งเอกสาร แจ้งเวียนเอกสารทาง e-mail แทนการใช้กระดาษ
• การจัดเก็บข้อมูลนระบบคอมพิวเตอร์เป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัลแทนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร
• การติดต่อสื่อสารผ่านช่องทาง LINE หรือ เพจ Facebook เป็นตัน
• การเลือกใช้ VDO Conference ประชุมทางไกลแทนการเชิญมาประชุม

ข้อดี

• ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร ทำให้การส่งต่อข้อมูลข่าวสารเป็นไปด้วยความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพสามารถกระจายข้อมูลไปถึงกลุ่มเป้าหมายโดยการส่งข้อมูลครั้งเดียว
• เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ประมวลผลได้ทันที สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานภายในสำนักงาน ใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร (Paperless Office)
• ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลได้จำนวนมาก ทั้งในรูปแบบไฟล์ภาพ เสียง หรือข้อความ เป็นต้น
• สามารถทำงานหรือจัดการประชุมทางไกล โดยใช้โทรศัพท์ โทรทัศน์ และเครื่องคอมพิวเตอร์ สื่อสารโทรคมนาคมได้โดยไม่จำกัดสถานที่และเวลา ทำให้ประหยัดพลังงานและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
• เป็นการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานให้ปรับตัวและเรียนรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
• ส่งเสริมให้องค์กรหรือหน่วยงานมีภาพลักษณ์ที่ดีเป็น Smart Office